Wzrost firmy zwykle kojarzy się z sukcesem. Więcej klientów, większa sprzedaż, nowe kontrakty, kolejni pracownicy i większa liczba zamówień powinny oznaczać, że właściciel przedsiębiorstwa zarabia coraz więcej.
W praktyce nie zawsze tak jest.
Firma może zwiększyć przychody o kilkadziesiąt procent, a właściciel nadal mieć wrażenie, że pieniędzy ciągle brakuje. Co więcej, wraz ze wzrostem obrotów mogą pojawiać się nowe problemy: większe koszty stałe, wyższe wynagrodzenia, większe zapasy, droższy marketing, raty leasingowe i rosnące zobowiązania wobec dostawców.
Na papierze przedsiębiorstwo wygląda coraz lepiej. Właściciel widzi więcej faktur sprzedażowych, ale nie widzi proporcjonalnego wzrostu pieniędzy na rachunku.
To sytuacja, którą warto dokładnie przeanalizować.
Wzrost przychodów nie jest równoznaczny ze wzrostem zysku, a zysk nie zawsze oznacza wzrost gotówki.
Najpierw sprawdź, czy firma rzeczywiście zarabia więcej
Pierwszym krokiem powinno być porównanie nie tylko przychodów, ale również kosztów i wyniku.
Załóżmy, że firma osiągała wcześniej 500 tys. zł rocznego przychodu. Po roku sprzedaż wzrosła do 800 tys. zł.
Wzrost wynosi 60%.
Brzmi bardzo dobrze.
Jednocześnie koszty zwiększyły się z 350 tys. zł do 650 tys. zł.
Wtedy sytuacja wygląda już zupełnie inaczej.
Przychody wzrosły o 300 tys. zł, ale koszty pochłonęły 300 tys. zł dodatkowej sprzedaży.
Firma jest większa.
Nie musi być jednak bardziej rentowna.
1. Marża zaczęła się kurczyć
Jednym z pierwszych miejsc, w których warto szukać problemu, jest marża.
Przedsiębiorca może zwiększać sprzedaż poprzez:
obniżanie cen,
większe rabaty,
promocje,
tańsze produkty,
pozyskiwanie klientów o niższej wartości.
W efekcie liczba transakcji rośnie, ale zysk z pojedynczej sprzedaży maleje.
Przykład:
Firma sprzedaje produkt za 200 zł, a jego koszt wynosi 140 zł.
Marża wynosi 60 zł.
Po zastosowaniu promocji cena spada do 180 zł.
Przy tym samym koszcie marża wynosi już tylko 40 zł.
Firma może sprzedać więcej produktów, ale na każdej sztuce pozostaje jej mniej.
Jeżeli wzrost sprzedaży nie rekompensuje spadku marży, zysk może wcale nie wzrosnąć.
2. Rabaty mogą być droższe, niż się wydaje
Rabat jest prostym narzędziem zwiększania sprzedaży.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie liczy jego wpływu na wynik.
Załóżmy, że produkt kosztuje firmę 80 zł.
Cena sprzedaży wynosi 100 zł.
Marża to 20 zł.
Przedsiębiorca udziela 10% rabatu.
Cena spada do 90 zł.
Marża wynosi już tylko 10 zł.
Cena zmniejszyła się o 10%, ale marża spadła o 50%.
To pokazuje, jak duże znaczenie może mieć pozornie niewielka obniżka ceny.
3. Koszty pracowników rosną szybciej niż sprzedaż
Rozwój firmy często oznacza zatrudnianie kolejnych osób.
To może być bardzo dobra decyzja.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca zwiększa zatrudnienie wcześniej, niż uzasadnia to skala działalności.
Nowy pracownik generuje nie tylko koszt wynagrodzenia.
Dochodzi również:
sprzęt,
oprogramowanie,
miejsce pracy,
wdrożenie,
szkolenia,
czas innych pracowników,
rekrutacja.
Jeżeli zatrudnienie nie prowadzi do odpowiedniego wzrostu sprzedaży lub wydajności, może znacząco obciążyć wynik firmy.
Nie oznacza to, że trzeba unikać zatrudniania
Wręcz przeciwnie.
Firma, która chce się rozwijać, często musi zwiększać zespół.
Ważne jest jednak, aby przedsiębiorca wiedział, jaką wartość ma stworzyć nowe stanowisko.
Czy pracownik ma pozyskać nowych klientów?
Czy zwiększyć produkcję?
Czy odciążyć właściciela?
Czy przejąć zadania administracyjne?
Czy poprawić jakość obsługi?
Bez odpowiedzi na te pytania trudno ocenić sens zatrudnienia.
4. Firma kupuje więcej, niż potrzebuje
Wraz ze wzrostem sprzedaży przedsiębiorca może zwiększać zapasy.
To naturalne.
Sklep chce mieć więcej produktów.
Producent potrzebuje więcej materiałów.
Firma budowlana kupuje większą ilość surowców.
Problem pojawia się wtedy, gdy zapasy rosną szybciej niż sprzedaż.
Pieniądze zostają wtedy zamrożone w towarach, które nie przynoszą jeszcze gotówki.
Zapasy mogą wyglądać dobrze, ale obciążać płynność
Magazyn pełen towaru może dawać poczucie bezpieczeństwa.
Jeżeli jednak część produktów nie sprzedaje się przez wiele miesięcy, przedsiębiorca ma kapitał zamrożony w magazynie.
Może to prowadzić do:
przecen,
utraty wartości,
kosztów magazynowania,
problemów z płynnością.
Dlatego warto analizować nie tylko wartość zapasów, ale również ich rotację.
5. Marketing pochłania coraz większą część budżetu
Rozwijająca się firma często zwiększa wydatki na reklamę.
To logiczne.
Więcej klientów wymaga często większej aktywności marketingowej.
Problem pojawia się wtedy, gdy budżet rośnie, ale przedsiębiorca nie wie, jakie rezultaty przynosi.
Firma może wydawać:
5000 zł miesięcznie,
10 000 zł,
20 000 zł,
30 000 zł.
Sam wzrost budżetu nie gwarantuje wzrostu sprzedaży.
Mierz koszt pozyskania klienta
Jeżeli firma wydała 10 000 zł na kampanię i zdobyła 50 klientów, średni koszt pozyskania klienta wynosi 200 zł.
To jednak nie wystarcza.
Trzeba jeszcze sprawdzić, ile każdy klient przynosi firmie.
Jeżeli średnia marża na pierwszym zakupie wynosi 100 zł, kampania może wyglądać słabo.
Jeżeli jednak klienci wracają przez kilka lat, wynik może być zupełnie inny.
6. Leasingi zaczynają obciążać firmę
Wzrost przedsiębiorstwa często prowadzi do zakupu:
samochodów,
maszyn,
sprzętu,
komputerów,
urządzeń.
Leasing może ułatwiać rozwój bez jednorazowego wydawania całej kwoty.
Jednocześnie każda kolejna rata zwiększa miesięczne zobowiązania.
Jeżeli firma ma kilka leasingów, kredytów i abonamentów, miesięczny poziom kosztów stałych może znacząco wzrosnąć.
Problem pojawia się przy spadku sprzedaży
Przychody mogą być zmienne.
Raty pozostają jednak do zapłaty.
Jeżeli sprzedaż spadnie o 20%, przedsiębiorca nie może automatycznie zmniejszyć wszystkich zobowiązań o 20%.
Dlatego finansowanie rozwoju powinno być dopasowane do możliwości firmy również w słabszym scenariuszu.
7. Zbyt dużo pieniędzy trafia do klientów
Firma może mieć bardzo dobry wynik sprzedaży i jednocześnie cierpieć z powodu opóźnionych płatności.
Przykładowo przedsiębiorstwo wystawiło faktury na 500 tys. zł.
Klienci zapłacili 300 tys. zł.
Pozostałe 200 tys. zł to należności.
Firma wykonała pracę, ale nie otrzymała jeszcze wszystkich pieniędzy.
W tym czasie musi opłacić:
pracowników,
dostawców,
podatki,
składki,
leasing,
czynsz.
To klasyczny problem płynności.
8. Długie terminy płatności finansują klientów
Jeżeli przedsiębiorca daje kontrahentowi 90 dni na zapłatę, w praktyce może przez trzy miesiące finansować jego działalność.
Przy niewielkiej skali może nie być to dużym problemem.
Przy milionowych obrotach różnica może wynosić setki tysięcy złotych.
Dlatego termin płatności jest elementem ekonomii transakcji, a nie wyłącznie formalnością na fakturze.
9. Firma ma dobry zysk, ale brakuje gotówki
To pozornie sprzeczna sytuacja.
Może jednak wystąpić bardzo często.
Przykładowo:
firma wykonała usługę za 100 tys. zł,
poniosła 60 tys. zł kosztów,
osiągnęła 40 tys. zł wyniku.
Klient zapłaci jednak dopiero za 60 dni.
Firma może mieć wynik, ale nie mieć jeszcze pieniędzy.
Jeżeli w tym czasie musi zapłacić inne zobowiązania, pojawia się problem.
Zysk i gotówka to dwie różne rzeczy.
10. Podatki zabierają część wypracowanej nadwyżki
Przedsiębiorca może patrzeć na wynik przed podatkiem i uznać, że firma ma bardzo dużą nadwyżkę.
Po uwzględnieniu należnych podatków sytuacja wygląda inaczej.
Dlatego planowanie finansowe powinno uwzględniać przyszłe zobowiązania podatkowe.
Szczególnie niebezpieczne jest traktowanie pieniędzy odłożonych na zapłatę podatków jako środków dostępnych na bieżące wydatki.
11. Podatek VAT może tworzyć złudzenie większej gotówki
Firma otrzymuje od klienta kwotę brutto.
Część tej kwoty związana jest z VAT i podlega rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Przedsiębiorca powinien więc pamiętać, że saldo rachunku nie oznacza automatycznie kwoty, którą może przeznaczyć na inwestycje lub konsumpcję.
W praktyce warto planować środki na przyszłe zobowiązania z wyprzedzeniem.
12. Właściciel zwiększa własne wydatki
Czasami pieniądze nie znikają z firmy przez jeden konkretny koszt.
Po prostu wraz ze wzrostem biznesu właściciel zaczyna zwiększać prywatną konsumpcję.
Droższy samochód.
Większe mieszkanie.
Więcej podróży.
Większe wydatki prywatne.
Jeżeli są one finansowane z firmy w sposób zgodny z przepisami, nadal wpływają na możliwości finansowe właściciela i powinny być uwzględniane w planowaniu jego sytuacji majątkowej.
13. Firma finansuje zbyt wiele projektów jednocześnie
Przedsiębiorca może mieć wiele pomysłów.
Nowa usługa.
Nowy produkt.
Nowa strona.
Nowy rynek.
Nowy pracownik.
Nowy lokal.
Nowa kampania.
Każdy projekt może mieć sens osobno.
Problem pojawia się wtedy, gdy wszystkie są realizowane jednocześnie.
Kapitał firmy zostaje rozproszony.
Żaden projekt nie otrzymuje wystarczających środków.
14. Koszty małych abonamentów
Jednym z mniej widocznych problemów są cykliczne płatności.
Firma może korzystać z:
kilku narzędzi marketingowych,
programów graficznych,
systemów CRM,
platform analitycznych,
usług chmurowych,
serwisów internetowych,
abonamentów branżowych.
Każdy koszt może wydawać się niewielki.
Razem mogą jednak tworzyć znaczącą miesięczną kwotę.
Zrób audyt abonamentów
Raz na kilka miesięcy warto sprawdzić:
z czego firma korzysta,
kto korzysta,
ile to kosztuje,
czy usługa nadal jest potrzebna.
Niektóre abonamenty można wyłączyć bez żadnego wpływu na działalność.
15. Koszty rosną niezauważalnie
Nie wszystkie wydatki rosną skokowo.
Czasami firma zwiększa koszty po trochu:
100 zł za nową usługę,
300 zł za kolejne narzędzie,
500 zł za większy pakiet,
1000 zł za dodatkową reklamę.
Po roku miesięczne koszty mogą być znacznie wyższe.
Dlatego warto porównywać całkowite wydatki z poprzednimi okresami.
16. Firma zaczyna korzystać z droższego finansowania
Gdy przedsiębiorstwu brakuje gotówki, właściciel może sięgnąć po:
kredyt,
limit w rachunku,
faktoring,
leasing,
pożyczkę.
Finansowanie może być bardzo użyteczne.
Jeżeli jednak firma stale potrzebuje zewnętrznych pieniędzy do regulowania bieżących kosztów, może to oznaczać głębszy problem z rentownością lub płynnością.
17. Koszt finansowania też jest kosztem firmy
Odsetki i prowizje wpływają na wynik.
Im więcej finansowania zewnętrznego, tym większe obciążenie.
Dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, ile rocznie kosztuje go finansowanie działalności.
18. Faktoring nie jest darmowym rozwiązaniem
Faktoring może przyspieszyć otrzymanie pieniędzy z faktur.
Może więc poprawić płynność.
Jednocześnie ma swój koszt.
Jeżeli firma korzysta z niego regularnie, warto sprawdzić, czy problemem nie jest zbyt długi cykl należności.
19. Firma może mieć zbyt duży lokal
Rozwój często powoduje zmianę siedziby.
Większe biuro może poprawić komfort pracy.
Może również zwiększyć:
czynsz,
opłaty,
koszty wyposażenia,
sprzątanie,
energię.
Jeżeli powierzchnia nie jest wykorzystywana, firma ponosi koszt za przestrzeń, której nie potrzebuje.
20. Nie każdy koszt rozwoju przynosi efekt
Przedsiębiorcy często usprawiedliwiają wzrost wydatków słowem „rozwój”.
Nie każdy wydatek jest jednak inwestycją.
Zakup sprzętu, który stoi nieużywany, nie jest automatycznie inwestycją.
Droga kampania bez klientów nie jest automatycznie inwestycją.
Nowy lokal bez odpowiedniego wykorzystania nie jest automatycznie inwestycją.
Warto oceniać wydatki przez pryzmat efektu.
21. Mierz zwrot z inwestycji
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jaki rezultat ma przynieść większy wydatek.
Może to być:
wzrost sprzedaży,
oszczędność czasu,
redukcja kosztów,
zwiększenie wydajności,
pozyskanie nowych klientów.
Jeżeli nie da się określić żadnego oczekiwanego rezultatu, warto ponownie przemyśleć inwestycję.
22. Nieefektywne procesy mogą kosztować więcej niż widać
Pieniądze mogą uciekać również przez źle zorganizowaną pracę.
Pracownicy wykonują te same czynności kilka razy.
Dane są przepisywane ręcznie.
Klienci długo czekają na odpowiedź.
Zamówienia są błędnie realizowane.
Towar jest źle ewidencjonowany.
Każdy taki problem generuje koszt.
Nie zawsze pojawia się on jako osobna pozycja na fakturze.
23. Czas pracowników jest jednym z kosztów
Jeżeli pracownik spędza kilka godzin tygodniowo na ręcznym wykonywaniu zadania, które można zautomatyzować, firma ponosi koszt tego czasu.
Automatyzacja może więc być inwestycją, nawet jeżeli nie zwiększa bezpośrednio sprzedaży.
Jej efektem może być ograniczenie kosztu pracy.
24. Zbyt dużo decyzji zależy od właściciela
W małej firmie właściciel często robi wszystko.
Sprzedaje.
Obsługuje klientów.
Wystawia faktury.
Kontroluje pracowników.
Zajmuje się marketingiem.
Pilnuje zakupów.
W pewnym momencie staje się to wąskim gardłem.
Firma może zwiększać obrót, ale właściciel nie jest w stanie zwiększyć swojej efektywności w takim samym tempie.
25. Właściciel powinien pracować nad firmą, nie tylko w firmie
Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa część obowiązków powinna być delegowana.
Nie oznacza to konieczności tworzenia dużej struktury.
Czasami wystarczy:
asystent,
księgowość zewnętrzna,
automatyzacja,
pracownik administracyjny,
outsourcing określonych zadań.
Celem jest odzyskanie czasu właściciela na decyzje o większej wartości.
26. Firma może mieć zbyt dużo produktów
Rozbudowana oferta wygląda atrakcyjnie.
Każdy dodatkowy produkt oznacza jednak:
zakupy,
magazynowanie,
marketing,
obsługę,
dokumentację,
szkolenie pracowników.
Jeżeli produkt sprzedaje się bardzo rzadko, może generować więcej kosztów niż korzyści.
27. Analizuj rentowność poszczególnych produktów
Nie wystarczy wiedzieć, że firma zarobiła 100 tys. zł.
Warto wiedzieć:
który produkt wygenerował wynik,
który klient był najbardziej rentowny,
która usługa miała najlepszą marżę.
Może się okazać, że niewielka część oferty odpowiada za większość zysku.
28. Nie każdy klient jest równie wartościowy
Klient generujący 100 tys. zł sprzedaży może być mniej rentowny niż klient generujący 50 tys. zł.
Powód?
Pierwszy wymaga ogromnej liczby godzin pracy, wielu zmian, specjalnego transportu i długiego terminu płatności.
Drugi kupuje standardową usługę, płaci z góry i wymaga minimalnej obsługi.
Dlatego warto analizować rentowność klientów, a nie tylko ich obrót.
29. Zbyt duże uzależnienie od jednego kontrahenta
Duży klient może być bardzo atrakcyjny.
Jeżeli odpowiada za połowę przychodów firmy, jego utrata może jednak zagrozić przedsiębiorstwu.
Dlatego rozwój powinien obejmować również dywersyfikację źródeł przychodu.
30. Czasem problemem jest cena, a nie koszty
Przedsiębiorca może przez lata próbować ograniczać wydatki, podczas gdy podstawowym problemem jest zbyt niska cena.
Jeżeli firma sprzedaje produkt za 100 zł, a rzeczywisty koszt jego dostarczenia wynosi 90 zł, ograniczanie kosztów o kilka złotych może nie wystarczyć.
Czasami potrzebna jest zmiana cennika.
31. Inflacja zmienia rentowność
Cena ustalona kilka lat temu może dziś nie pokrywać tych samych kosztów.
Jeżeli:
materiały zdrożały,
wynagrodzenia wzrosły,
transport kosztuje więcej,
energia jest droższa,
stary cennik może stopniowo obniżać marżę.
Regularny przegląd cen jest więc elementem zarządzania finansami.
32. Nie bój się podnosić cen bez utraty klientów
Nie każda podwyżka prowadzi do odpływu klientów.
Jeżeli firma oferuje wysoką jakość, terminowość i specjalistyczną wiedzę, część klientów może zaakceptować wyższą cenę.
Ważne jest jednak, aby podwyżka była uzasadniona ekonomicznie i odpowiednio zakomunikowana.
33. Koszt błędów
Pieniądze mogą uciekać również przez pomyłki.
Błędne zamówienie.
Źle wystawiona faktura.
Niewłaściwa ilość materiału.
Opóźniona dostawa.
Nieprawidłowo wykonana usługa.
Reklamacja.
Każdy taki błąd może oznaczać dodatkowy koszt.
Dlatego inwestycja w dobre procesy może przynieść wymierne oszczędności.
34. Zwroty i reklamacje
W handlu internetowym szczególnie istotne mogą być koszty zwrotów.
Produkt trzeba odebrać, sprawdzić, ponownie zapakować i czasami odnowić.
Jeżeli przedsiębiorca analizuje wyłącznie przychód ze sprzedaży, może nie zauważyć, że część marży pochłania obsługa zwrotów.
35. Straty magazynowe
W niektórych branżach część towarów może zostać:
uszkodzona,
przeterminowana,
zagubiona,
zniszczona.
Jeżeli straty nie są regularnie analizowane, mogą przez długi czas pozostawać niewidoczne.
36. Koszty transportu
Wzrost liczby zamówień często zwiększa wydatki logistyczne.
Firma może zwiększać sprzedaż, ale jednocześnie ponosić coraz większy koszt dostaw.
Warto więc znać koszt transportu przypadający na zamówienie.
37. Nie zawsze więcej klientów oznacza większy zysk
Jeżeli każdy nowy klient generuje niewielką marżę, ale wymaga dużej ilości obsługi, wzrost bazy klientów może zwiększać obciążenie firmy bez odpowiedniego wzrostu wyniku.
Ważna jest nie tylko liczba klientów, ale ich wartość.
38. Zbyt szybka ekspansja
Firma może wejść na nowy rynek, zanim przygotuje odpowiednie procesy.
Pojawiają się:
nowe koszty,
nowe pracownicy,
nowy marketing,
nowe problemy logistyczne.
Jeżeli sprzedaż nie rośnie zgodnie z założeniami, ekspansja może szybko obciążyć firmowy budżet.
39. Koszty wejścia na nowy rynek
Przedsiębiorca powinien policzyć nie tylko potencjalny przychód.
Warto uwzględnić:
marketing,
tłumaczenia,
obsługę prawną,
logistykę,
lokalnych partnerów,
obsługę klienta,
finansowanie.
Dopiero wtedy można ocenić, czy ekspansja jest opłacalna.
40. Podatki powinny być częścią planowania
Przy rosnącej firmie zmienia się nie tylko poziom sprzedaży.
Mogą zmieniać się również:
obciążenia podatkowe,
sposób rozliczeń,
obowiązki ewidencyjne,
koszty zatrudnienia,
konsekwencje inwestycji.
Dlatego przedsiębiorca powinien uwzględniać podatki w planowaniu finansowym, zamiast analizować je dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego.
41. Nie odkładaj pieniędzy na podatek „na później”
Jeżeli firma wie, że w określonym terminie będzie musiała zapłacić podatek, warto uwzględnić ten wydatek w prognozie przepływów.
Środki przeznaczone na przyszłe zobowiązania nie powinny być traktowane jako nadwyżka do dowolnego wykorzystania.
42. Firma może wyglądać dobrze tylko dzięki zadłużeniu
Wzrost finansowany kredytem może być rozsądną strategią.
Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo zaczyna finansować bieżącą działalność głównie poprzez kolejne zobowiązania.
Wówczas część przyszłych przychodów jest już przeznaczona na obsługę wcześniejszego finansowania.
43. Dług może pomagać w rozwoju
Nie należy jednak demonizować kredytu czy leasingu.
Jeżeli firma pożycza pieniądze na inwestycję, która generuje odpowiednio wysoki zwrot, finansowanie zewnętrzne może przyspieszyć rozwój.
Kluczowe jest porównanie kosztu finansowania z oczekiwaną korzyścią.
44. Sprawdź, gdzie jest gotówka
Jednym z najlepszych ćwiczeń jest rozpisanie:
ile pieniędzy firma ma na rachunku,
ile ma otrzymać od klientów,
ile musi zapłacić dostawcom,
ile wynoszą przyszłe podatki,
ile wynoszą raty,
ile pieniędzy jest zamrożonych w zapasach.
Dopiero taki obraz pokazuje rzeczywistą sytuację płynnościową.
45. Zbuduj prostą prognozę na 90 dni
Nie trzeba od razu tworzyć skomplikowanego modelu.
Wystarczy rozpisać kolejne trzy miesiące.
| Pozycja | Miesiąc 1 | Miesiąc 2 | Miesiąc 3 |
|---|---|---|---|
| Stan początkowy | 100 000 zł | 90 000 zł | 110 000 zł |
| Oczekiwane wpływy | 180 000 zł | 220 000 zł | 200 000 zł |
| Wynagrodzenia | -60 000 zł | -65 000 zł | -65 000 zł |
| Dostawcy | -80 000 zł | -70 000 zł | -85 000 zł |
| Podatki i składki | -20 000 zł | -25 000 zł | -25 000 zł |
| Leasing i pozostałe | -30 000 zł | -40 000 zł | -35 000 zł |
| Stan końcowy | 90 000 zł | 110 000 zł | 100 000 zł |
Taki model pozwala wcześniej zauważyć potencjalną lukę finansową.
46. Nie prognozuj tylko wpływów
Przedsiębiorcy często zapisują oczekiwane przychody.
Rzadziej dokładnie rozpisują wszystkie wydatki.
Tymczasem prognoza przepływów powinna obejmować zarówno wpływy, jak i wypływy.
Szczególnie ważne są wydatki jednorazowe.
Zakup samochodu.
Podatek.
Premie.
Duża faktura od dostawcy.
Rata kredytu.
Każdy z tych elementów może zmienić sytuację gotówkową.
47. Zidentyfikuj największe „pożeracze” pieniędzy
Po przygotowaniu zestawienia warto znaleźć trzy lub pięć największych kategorii kosztów.
Następnie zapytać:
Czy ten koszt jest konieczny?
Czy przynosi odpowiednią wartość?
Czy można go zmniejszyć?
Czy można zmienić dostawcę?
Czy można zmienić model rozliczenia?
Takie ćwiczenie często daje więcej niż przypadkowe cięcie drobnych wydatków.
48. Nie oszczędzaj na wszystkim
Cięcie kosztów może być kuszące.
Jeżeli przedsiębiorca ograniczy jednak wydatki, które generują sprzedaż, może pogorszyć sytuację.
Przykładowo rezygnacja z dobrego handlowca może zmniejszyć przychody bardziej niż zaoszczędzona kwota.
Dlatego trzeba rozróżniać:
koszty, które tworzą wartość
od
kosztów, które jej nie tworzą.
49. Portal biznesowy jako źródło wiedzy
Problemy z rentownością firmy rzadko mają tylko jedną przyczynę. Mogą wynikać z błędnej polityki cenowej, zbyt wysokich kosztów, problemów z płynnością, nieefektywnego finansowania albo niewłaściwie zaplanowanego rozwoju.
Dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć na swoją firmę szerzej niż tylko przez pryzmat podatków.
W tym miejscu można naturalnie umieścić [TU WSTAW LINK DO PORTALU BIZNESOWEGO LUB FINANSOWEGO] jako dodatkowe źródło wiedzy dotyczącej finansów przedsiębiorstwa, inwestycji, zarządzania kosztami i strategii rozwoju.
50. Zacznij od prostego audytu
Jeżeli firma rośnie, ale właściciel nie widzi proporcjonalnego wzrostu pieniędzy, nie trzeba od razu podejmować radykalnych decyzji.
Najpierw warto odpowiedzieć na kilka pytań.
Czy marża spadła?
Czy koszty stałe wzrosły?
Czy firma zatrudniła więcej osób?
Czy zwiększyły się zapasy?
Czy klienci płacą później?
Czy wzrosły raty i koszty finansowania?
Czy marketing rzeczywiście przynosi odpowiednią sprzedaż?
Czy ceny odpowiadają obecnym kosztom?
Czy firma nie realizuje zbyt wielu projektów jednocześnie?
Czy część gotówki nie jest zamrożona w należnościach lub zapasach?
Odpowiedzi na te pytania często pozwalają znaleźć główną przyczynę problemu.
Co warto zapamiętać?
Rosnący obrót nie gwarantuje rosnącego zysku.
Marża może spadać mimo wzrostu sprzedaży.
Koszty pracowników powinny odpowiadać potrzebom firmy.
Zapasy mogą zamrażać znaczną część kapitału.
Marketing powinien być oceniany przez rezultaty, a nie tylko wysokość budżetu.
Leasing i kredyty pomagają rozwijać firmę, ale zwiększają miesięczne zobowiązania.
Długie terminy płatności mogą powodować problemy z płynnością.
Zysk księgowy nie musi oznaczać gotówki na rachunku.
Podatki trzeba uwzględniać w prognozie przepływów.
Największe problemy często powstają nie przez jeden duży wydatek, lecz przez wiele mniejszych kosztów.
Nie należy ciąć wydatków bez sprawdzenia, czy nie generują one wartości.
Właściciel powinien regularnie analizować, gdzie rzeczywiście powstaje zysk.
Podsumowanie
Szybki wzrost firmy jest jednym z celów większości przedsiębiorców. Większa sprzedaż oznacza większą skalę działalności, możliwość zatrudniania ludzi, inwestowania i zdobywania nowych rynków.
Jednocześnie wzrost może powodować problemy, których wcześniej nie było.
Firma potrzebuje większego kapitału obrotowego. Kupuje więcej towaru. Zatrudnia nowych pracowników. Wynajmuje większe powierzchnie. Zaciąga leasingi. Zwiększa budżety reklamowe. Podpisuje kontrakty z dłuższymi terminami płatności.
W efekcie przedsiębiorstwo może rosnąć bardzo szybko, ale właściciel nie widzi proporcjonalnego wzrostu pieniędzy.
Pierwszą rzeczą, którą należy wtedy sprawdzić, jest marża.
Jeżeli firma zwiększa sprzedaż kosztem coraz większych rabatów lub niższych cen, może okazać się, że każdy dodatkowy klient przynosi coraz mniejszą nadwyżkę.
Następnie warto przeanalizować koszty stałe.
Nowe etaty, większy lokal, leasingi i abonamenty mogą zwiększyć miesięczne obciążenia. Jeżeli sprzedaż spadnie, firma nadal będzie musiała regulować większość tych zobowiązań.
Kolejnym obszarem są należności.
Przedsiębiorstwo może mieć wysoką sprzedaż, ale jeżeli klienci płacą po 60 lub 90 dniach, część pieniędzy pozostaje zamrożona. W tym samym czasie firma musi finansować wynagrodzenia, dostawców, podatki i inne wydatki.
Równie ważne są zapasy.
Towar znajdujący się w magazynie ma wartość, ale nie jest jeszcze gotówką. Jeżeli sprzedaż jest wolna, przedsiębiorca może przez długi czas finansować kapitał zamrożony w produktach.
Warto również przeanalizować marketing.
Rosnący budżet reklamowy nie zawsze oznacza rosnący wynik. Kluczowe jest to, ile kosztuje pozyskanie klienta i jaka jest jego rzeczywista wartość dla przedsiębiorstwa.
Podobnie należy patrzeć na finansowanie.
Kredyty i leasingi mogą być bardzo dobrym narzędziem rozwoju, ale zwiększają miesięczne zobowiązania. Jeżeli firma zaczyna korzystać z kolejnych źródeł finansowania tylko po to, aby pokrywać bieżące koszty, powinno to być sygnałem do dokładniejszej analizy.
Warto też zwrócić uwagę na podatki.
Przedsiębiorca powinien planować środki na przyszłe zobowiązania i nie traktować całego salda rachunku jako pieniędzy dostępnych na dowolny cel. W przypadku VAT szczególnie istotne jest rozróżnienie kwoty brutto od rzeczywistego przychodu i środków, które pozostają do dyspozycji firmy po rozliczeniach.
Najważniejsze jest jednak znalezienie przyczyny, a nie samo cięcie kosztów.
Jeżeli firma wydaje pieniądze na skuteczny marketing, dobrych pracowników, technologię lub obsługę klientów, ograniczenie tych wydatków może pogorszyć sytuację zamiast ją poprawić.
Dlatego warto podzielić koszty na dwie grupy.
Pierwsza to wydatki, które tworzą wartość i pomagają firmie zarabiać.
Druga to wydatki, które nie przynoszą odpowiedniego efektu.
To właśnie w tej drugiej grupie najczęściej należy szukać oszczędności.
Dobrym rozwiązaniem jest również przygotowanie prostej prognozy przepływów pieniężnych na najbliższe 90 dni. Pozwala ona zobaczyć, kiedy pojawią się większe wpływy i wydatki oraz czy w którymś momencie firmie może zabraknąć gotówki.
Nie trzeba tworzyć skomplikowanego systemu finansowego.
W wielu przypadkach wystarczy arkusz, który pokazuje:
przychody, koszty, marżę, należności, zobowiązania, zapasy i gotówkę.
Jeżeli te dane są aktualizowane co miesiąc, przedsiębiorca zaczyna widzieć trendy.
A właśnie trendy są często ważniejsze niż pojedynczy wynik.
Jeżeli przez kilka miesięcy sprzedaż rośnie, marża spada, należności rosną, a gotówki ubywa, firma powinna zareagować zanim problem stanie się poważny.
Warto również poszerzać wiedzę dotyczącą finansów i zarządzania przedsiębiorstwem. Podatki są tylko jednym elementem całej układanki. Znaczenie mają także koszty, płynność, finansowanie, inwestycje, ceny i strategia. Polecamy BizMistrz żeby poszerzyć tę wiedzę.
Ostatecznie firma nie powinna być oceniana wyłącznie po tym, jak szybko rośnie jej obrót.
Dobra firma to niekoniecznie ta, która sprzedaje najwięcej. To przede wszystkim firma, która potrafi zamienić sprzedaż w rentowność, rentowność w gotówkę i gotówkę w dalszy, bezpieczny rozwój.
Jeżeli więc przedsiębiorca widzi coraz więcej klientów, coraz większy obrót i coraz więcej pracy, ale jednocześnie nie widzi większych pieniędzy, powinien potraktować to jako sygnał do dokładnego przeglądu finansów.
Być może problemem są ceny.
Być może marża.
Być może koszty pracowników.
Być może zapasy.
Być może marketing.
Być może długie terminy płatności.
A czasami problemem jest kilka tych elementów jednocześnie.
Dopiero ich rozdzielenie i policzenie pozwala odpowiedzieć na najważniejsze pytanie:
czy firma rzeczywiście się rozwija, czy tylko wykonuje coraz więcej pracy za coraz większy obrót?